معرفی هفت سین آراستگی

هفت سین آراستگی ( 7S )

مدلی بومی برای توسعه سازمان ها

دکتر ناصر صادقی فرد

دکتری اقتصاد مدیریت – بنیان گذار و رییس هیات مدیره انجمن علمی استاندارد ایران

n.sadeghifard@gmail.com

 

چكيده:

سازمان هاي در حال توسعه و پيشرفت، نياز به الگوها، استانداردها،‌ مدل هاي، … مختلفي دارند كه آنها را در اين مسير هدايت نمايد و آنچه که مهم است اینكه نه تنها نبودن الگوهاي مناسب موجب انحراف سازمان ها و اتلاف منابع آنها مي شود بلكه انتخاب الگوهاي غلط يا صرفا كپي برداري از الگوهاي خارجي نيز موجب انحراف از مسير پيشرفت خواهد بود و سازمان ها را به انحراف خواهد كشاند.

در اين مقاله به استناد شناخت مولف از زير ساخت هاي فرهنگي، صنعتي كشورمان و ضرورت ها (بايد و نبايدها) ي پيش روي سازمان ها، استاندارد ومدلي معرفي شده است كه براساس مطالعات دقيق روي مدل ها، استانداردها،سیستم ها، … موجود داخلي و خارجي و نيز تجربيات اجرايي حدود 3 دهه درامور اجرايی، مشاوره، آموزش، مميزي و ارزيابي در سازمان هاي مختلف مي باشد.

مدل تعالی هفت سین آراستگی و استاندارد سیستم هفت سین آراستگی كه توسط طراح مدل (ناصر صادقي فرد) طرح ريزي شده است نه تنها شرايط سازمان ها را در مسير سرآمدي مشخص مي كند بلكه مهم تر از آن اينكه در تشكيل، تثبيت و ارتقاء زير ساخت هاي سازمان ها بسيار موثر مي باشد.

هفت سين آراستگی، با استفاده از اطلاعات و تجربيات كسب شده از استانداردهاي IMS، تكنيك هایی مثل 5S، مدل هايي مثل EFQM و نيز بر مبناي زير ساخت ها فرهنگي و اجتماعي كشورمان (هفت سين ، …) طراحي شده است.

دليل ذكر هفت سين  آن است كه اين مدل داراي هفت معيار اصلي و هر معيار اصلي داراي هفت معيار فرعي وهر معيار فرعي داراي حدودهفت نكته راهنما مي باشد.همچنین، استاندارد سیستم هفت سین آراستگی دارای هفت اصل به عنوان اصول هفت گانه است که منطبق بر معیارهای مدل تعالی خود می باشد.به عبارت ساده تر، سازمان ها با اجرا و استقرار سیستم هفت سین آراستگی برای حضور در فرآیند تعالی هفت سین آراستگی آماده می شوند.

اين مدل براي كليه سازمان ها ي توليدي و خدماتي، دولتي و خصوصي، صنعتي و خدماتي، كوچك و متوسط و بزرگ و … قابل اجرا و بهره برداري مي باشد.

 

  1. مقدمه

 

سال ها تلاش بي وقفه مشاوران، مدرس ها، كارشناسان، مديران و مسئولين سازمان هاي مختلف در عرصه توليد محصولات مختلف از يك طرف و آموزش و استقرار آموزه هاي مديريت از طرف ديگر نتوانسته است آنطور كه بايد و شايد در شرايط سازمان ها تاثير و در روند پيشرفت و رضايت مشتريان موثر باشد اشكال چيست؟

پيش از آنكه رفتار و عملكرد افراد متولي اين موارد را تحليل كنيم و زير سوال ببريم بايد ببينيم كه آيا انتخاب الگوها، بدرستي انجام شده است يا خير؟

آيا كپي برداري از آخرين دستاوردهاي مديريت، ترجمه استانداردها، طراحي مدل و … مي تواند براي سازمان هاي ايراني كه تفاوت بسيار زياد و عميق با سازمان هاي كشورمان توسعه يافته دارند و با مسائل، مشكلات و زير ساخت هايي درگير هستند كه كاملا متفاوت از شرايط آنها مي باشد تاثير گذار باشد؟

شايد اغلب ما به اين باور رسيده باشيم كه تا زماني كه زير ساخت هاي صنعتي، فرهنگي، …. ما بازنگري، اصلاح و ارتقاء نيابد؛ هر گونه سرمايه گذاري روي موارد فوق الذكر، به مشابه پرداخت به شاخ و برگ درختي است كه خاك آن نامناسب بوده و از نعمت آب بي بهره است.

مولف مقاله و طراح مدل و سیستم هفت سین آراستگی، بر آن است تا تجربيات اجرايي، آموزشي، مشاوره، مميزي و ارزيابي خود را (كه نزديك به 3 دهه مي باشد) جهت معرفي يك مدل كاملا ملي و البته با استفاده از اطلاعات و تجربيات كسب شده در سازمان هاي خارج و داخل كشور، ارائه نمايد.

اميد است اين مدل مورد توجه سازمان هاي كشورمان و مسئولين و صاحب نظران مديريت قرار گيرد.

 

  1. معرفي مدل و سیستم هفت سین آراستگی

 

ضرورت هاي طراحي مدل جديد:

در اين بخش سعي داريم به اين سوال مهم پاسخ دهيم كه با وجود مدل هاي شناخته شده فعلي (اعم از بين المللي مثل EFQM اروپا و 2 مدل جايزه ملي در كشورمان) چه ضرورتي به طراحي، معرفي يا اجراي مدل جديدي وجود دارد؟ پاسخ اين سوال در موارد زير و به طور مشروح ارائه شده است:

2-1- ارزیابی سازمان هاي ايراني در مسیر توسعه می بایست درچه حوزه هايي باشد:

توجه به اين نكته مهم بسيار حائز اهميت است كه سازمان هاي ايراني نياز مبرم به توسعه در زمينه هايي مثل فرهنگ، آگاهي پرسنل، استاندارد سازي، شايسته سالاري، اصلاح رفتار مديران به عنوان الگو و رهبر در سازمان، اصلاح و بهينه سازي شرايط محيط كار و ساير زيرساخت ها دارند. بنابراين ضروري است مدل سرآمدي به صورت كاملا شفاف تاكيد در اين زمينه ها داشته باشد تا سازمان متقاضي از اين الگوها بهره برداری کرده و ارزيابان از اين موارد جهت ارزيابي و تعيين نقاط قوت و فرصت هاي بهبود استفاده نمايند.

2-2- سازمان های ايراني در انتخاب، اجرا و حفظ استانداردهاي مديريتي از چه الگوهايي بايد استفاده كنند:

با توجه به اينكه استاندارد حداقل سطح قابل قبول براي هر موضوع خاص مي باشد لذا سازمان ها اغلب با انتخاب استاندارد سيستم هاي مديريت (كيفيت، زيست محيطي، ايمني و بهداشت، …) سازمان خود را براساس الزامات اين استانداردها به حداقل سطح قابل قبول هدايت نموده و با دريافت گواهينامه مربوطه تنها در مميزي هاي مراقبتي اقدام به يك سري فعاليت هاي مقطعي مي نمايند تا امكان حفظ گواهينامه فراهم گردد.

چنانچه سازمان بتواند روند انتخاب، اجرا، ‌حفظ و ارتقاء اين استانداردها را در روند توسعه سازمان تعريف نمايد، اين اقدام و استانداردهاي اجرا شده خود بخشي از كل روند توسعه خواهند بود كه ناگزير به هماهنگي با آن مي باشد. بنابراين از ساختار استانداردهاي سيستم مديريت (كه اغلب درسه حوزه محصول، محيط زيست و منابع سازمان تعريف شده اند) مي توان در ساختار مدل سرآمدي استفاده كرد تا سازمان ها (اعم از اينكه اين استانداردها را اجرا كرده اند يا خير) ملزم به توسعه اين مفاهيم گردند. بنابراين دستاوردهاي اين استانداردها نيز در سازمان مورد توجه قرار مي گيرد.

2-3- سازمان هاي ايراني نياز به توسعه در زير ساخت ها دارند:

مديران سازمان هاي ايراني به اين نكته توجه دارند كه بدون توسعه زير ساخت ها در سازمان خود، حركت در مسير توسعه غير ممكن مي باشد و لذا ضروري است مدل ارزيابي سرآمدي سازمان در كنار مباحثي مثل اهميت به مشتري، جامعه، … مي بايست به ارتقاء فرهنگ سازماني، ارتقاء آگاهي كاركنان، ايجاد شرايط شايسته سالاري، … نمايد. بنابراين سازمان در حال توسعه مي تواند ابتدا با شكل دهي و تقويت اين زير ساخت ها اقدام به توسعه ساير موارد نمايد كه خود برخواسته از شرايط مناسبي است كه اين زير ساخت ها فراهم مي نمايند.

لازم به ذكراست كه در جوامع توسعه يافته اي مثل اغلب كشورهاي اروپايي، بسياري از اين زير ساخت ها وجود دارد ولي نبايد اشتباه كنيم كه لزوما ما نيز اين شرايط را دارا مي باشيم پس مدل توسعه و سرآمدي ما نيز مي بايست تفاوت هايي با مدل اروپايي، آمريكايي و ژاپني داشته باشد. در اين مدل توجه ويژه به زيرساخت ها شده است كه خود مكمل ساير معيارهاي سرآمدي مي باشند.

2-4- كاركنان سازمان هاي مي بايست  در محيطي مناسب و با الگوهاي مناسب فعاليت نمايند:

آيا امكان دارد در محيطي به هم ريخته و نامنظم و در كنار مديراني كه خود اصول اوليه نظم، انضباط، برنامه ريزي، سازماندهي، … را رعايت نمي كنند كاركنان توسعه يافته و علاقمند به حركت در مسير سرآمدي داشته باشیم؟

بديهي است پاسخ اين سوال خير است. پس در اين مدل سعي شده است به اهميت نظم دادن به محيط كار و آراستگي بيشتر در كليه شرايط سازمان و نيز الگو بودن رهبران سازمان براي ساير پرسنل سازمان توجه ويژه شود. بديهي است رهبران شامل سركارگرها ، سرگروه ها، سرپرست ها، رئيس ها، مديران،‌ معاونين و مديريت عامل مي باشند كه با عملكرد خود دركليه مراحلي كه در آن وظيفه و مسئوليت دارند الگوي ساير كاركنان خواهند بود نه اينكه فقط شعار داده و از ساير كاركنان بخواهند در اين زمينه فعاليت نمايند.

2-5- ارتقاء شرايط سازمان هاي ايراني نياز به نكات راهنماي بيشتري دارد تا معيارهاي اصلي و فرعي فراوان:

يكي ديگر از ضرورت هاي طراحي مدل جديدي براي کمک به سرآمدي سازمان هاي ايراني، اين موضوع مهم است كه در فرآيند ارزيابي سازمان ها در مسير سرآمدي، ارزياب ها نيازمند به نكات راهنماي متعدد و فراگير مي باشند كه با  استفاده از آنها بتوانند براي سازمان ها فرصت هاي بهبود بيشتري پيشنهاد نمايند. بديهي است با همين نگرش مديريت سازمان ها نيز قادر خواهند بود از اين نكات راهنما جهت اجراي اقدامات بهبود  بهره برداري نمايند.

در اين مدل 343 نكته راهنما طراحي شده است كه حدود 2 برابر نكات راهنمايي است كه در ساير مدل هاي سرآمدي وجود دارد و اين يكي از دلايل زير ساختي بودن اين مدل مي باشد.

 

3- انتخاب نام هفت سین آراستگی:

وقتي صحبت از يك مدل جايزه ملي براي سرآمدي به ميان مي آيد،‌ طراح مدل مي بايست از الگوها، باورها، اعتقادها و پيشينه ملي كشور استفاده نمايد.

ايرانيان از دير باز شروع سال نو را با نوروز و نوروز را با چيدن سفره هفت سين آغاز مي كردند. در سفره هفت سين از هفت محصول مناسب كه نشانه سرسبزي، بركت و زيبايي بود استفاده مي كردند كه حرف اول آنها سين بوده است.

در مدل هفت سین آراستگی نيز از هفت معيار اصلي استفاده شده است كه با توجه به اينكه اين معيارهاي اصلي براي سرآمدي سازمان مي باشد از ترکیبی مناسب از سرآمدی و ساختار و سایر واژه های مرتبط استفاده شده است.

بنابراين مدل و سیستم هفت سین آراستگی، شامل هفت معيار اصلي و هر معيار اصلي شامل هفت معيار فرعي و هر معيار فرعي شامل هفت نكته راهنما است.

پس در هر مرحله، هفت عنوان، سازمان را در مسير سرآمدي هدايت مي نمايد.

به اين ترتيب سازمان هايي كه در مسير سرآمدي طي طريق مي كنند براي سرآمدي بايد از هفت معيار اصلي، و براي هر معيار اصلي از هفت معيار فرعي و براي هر معيار فرعي از هفت نكته راهنما استفاده نمایند.

 

4- ساختار مدل ومراجع آن :

در طراحي آن براي طراحي مدل از اطلاعات و منابع مختلفي به شرح زير استفاده شده است:

4-1-استانداردهاي سيستم هاي مديريت

با توجه به اينكه سيستم هاي مديريت براي ايجاد ساختار سيستمي در سازمان ها بسيار مفيد و موثر مي باشند لذا از استاندارد ISIRI 13000 ( که مشتمل براستانداردهاي ISO 9001، ISO 14001، OHSAS 18001 و ساير استانداردهاي سيستم مديريت می باشد ) جهت طراحي مدل استفاده شده است، لذا عناوين الزامات اين استانداردها در مجموعه واژه هاي كليدي طبقه بندي گرديده و با تلفيق و تحليل مناسبي از آنها نتايج كسب شده در تدوين معيارهاي اصلي و نكات راهنما مورد استفاده قرار گرفته است.

يكي از مزاياي استفاده از اطلاعات اين استانداردها آن است كه سازمان مي تواند با اجراي مدل هفت سين پيشرفت، استانداردهاي IMS و مهم ترازآن استاندارد ISIRI 13000 را در سازمان مستقر کند و يا حفظ و ارتقاء دهد.

 4-2- سيستم 5S

طراح مدل سالها قبل، اقدام به طراحي سيستم 5S براساس تكنيك 5S نموده و اين سيستم را در بسياري از سازمان هاي ايراني به مرحله اجرا گذاشته است.

سيستم 5S براي ساماندهي به شرايط عمومي سازمان و براي اصلاح زير ساخت هاي سازمان بسيار مفيد مي باشد لذا در طراحي مدل اصول 5 گانه سيستم 5S مورد توجه ويژه قرار گرفته است به گونه اي كه طراح مدل باور دارد كه در كليه بخش هاي مدل (معيارهاي اصلي، معيارهاي فرعي و نكات راهنما) از ساختار 5S استفاده شده است.

دليل اهميت 5S براين موضوع مهم استوار است كه سازمان هاي ايراني نياز به اصلاح و تقويت زير ساخت ها دارند و سیستم5S می تواند اطلاعات مهمی را براي اصلاح زير ساخت ها به ما مي دهد.

4-3-مدل EFQM

عليرغم آنكه در اين مقاله تاكيد شده است كه ما نياز به يك مدل كاملا ملي براي كشورمان داريم تا سازمان های ايراني بخوبي از آن بهره برداري نمايند، نبايد فراموش كرد كه عدم توجه به دستاوردهاي محققين و پژوهشگران كه مرتبط با مدل هاي سرآمدي كار كرده اند در واقع اختراع مجدد چرخ مي باشد و اين كار اصلا منطقي نیست. لذا بر اساس توضيحات و باور فوق، مدل EFQM مورد مطالعه و بررسي قرار گرفته و  ساختار مدل EFQM، روش هاي امتياز دهي و منطق RADAR مورد استفاده قرار گرفته است.

4-4- استفاده از واژه هاي ايراني در طراحي مدل :

در طراحي مدل، از تدوين معيارهاي اصلي و معيارهاي فرعي تا نكات راهنما ، از واژه هايي استفاده شده است كه خود ساختار فرهنگي خاصي را در قالب اين جايزه ملي ايجاد مي كند. بدين منظور ابتدا در حدود 100 واژه كليدي مرتبط با مدل تعيين گرديدند و سپس با مراجعه به مراجع مكتوب وسازمان هاي ملي متولي ، معادل پارسي، عربي و انگليسي اين واژه ها تعيين و در يك جدول تدوين شدند.

بنابراين در اين جدول واژه هاي اصيل پارسي و ايراني شناسايي شدند كه در طراحي مدل مورد استفاده قرار گرفتند.

5- معرفی معیارهای اصلی و فرعی مدل :

 

مدل تعالی هفت سین آراستگی شامل 7 عنصر اصلی به شرح زیر است:

1- ساختار استانداردهای آراستگی    

2- ساختار سیستم آراستگی    

3- سرآمدی در آگاهی ( از طریق آموزش )    

4- سواکردن ( جداسازی )    

5- سامان دادن ( تعیین تکلیف ، انتقال ، چیدمان )   

6- سپیدی و پاکیزگی   

7- سرآمدی درفرهنگ ( از طریق تکرار عادت های درست )

 

در طرح ریزی و استقرار  سیستم هفت سین آراستگی و نیز ارزیابی آن بر اساس این مدل، هفت عنصر به همین ترتیب که شماره گذاری شده اند مورد استفاده قرار می گیرند.

هر یک از عناصر اصلی شامل زیر مجموعه هایی است که به عنوان عناصر فرعی خوانده می شوند و هر عنصر فرعی دارای زیر مجموعه هایی است که به آن ها نکات راهنما می گویند.

به بیان ساده تر و کاربردی تر، هر یک از این گروه ها ، تعریف و کاربردی به شرح زیر دارند:

-عناصر اصلی : نگرش خاصی را مطرح می نمایند و سازمان را بر موضوع خاصی در قالب این مدل متمرکز می کنند. هر عنصر اصلی در واقع یکی از ستون های هفت گانه نظام آراستگی  می باشد.

– عناصر فرعی : تشریح می نمایند که در قالب این عنصر اصلی بدنبال چه مورد سیستمی و اجرایی باشیم. مجموعه عناصر فرعی در واقع عنصر اصلی و نگرش را پوشش می دهند.

– نکات راهنما : در حین اجرا و یا ارزیابی در سازمان، این نکات راهنما هستند که مجری و ارزیاب را هدایت می نمایند که چه کاری باید انجام بدهند و یا بدنبال چه چیزی باشند.

در یک مقایسه و با ارتباط سیستماتیک می توان گفت که عناصر اصلی ( نگرش ) عناصر فرعی ( ساختار ) و نکات راهنما ( اجرا ) را پوشش می دهند.

 

 معیار اصلی اول و زیر معیارها :

1-ساختار استانداردهای آراستگی

آراستگی در سازمان های متعالی ، برپایه استانداردهایی طرح ریزی و اجرا می شود که کلیه ابعاد سیستم را در بر می گیرد. مرجع این استانداردها می بایست از بعد بین المللی ، منطقه ای ، ملی ، صنفی و سازمانی تامین شود و کاربرد آن ها کلیه ابعاد سیستم ، محصول ، افراد ، ….  را پوشش دهد.

1-1- گروه بندی استانداردها بر اساس کاربرد و حوزه آن ، انجام شده و سپس شناسایی و تامین و توزیع و به کارگرفته می شود.

1-2- استانداردهای سازمانی، طبقه بندی و تدوین و به روزرسانی می شود.

1-3- استانداردهای محصول(ها) سازمان ، تعیین و تدوین و به روز رسانی می شود.

1-4- استانداردهای مدیریتی ، متناسب با سازمان تعیین و اجرا می شوند.

1-5- استاندارد رنگ ها ، تهیه شده ودر کلیه ابعاد سازمان که کاربرد دارند ، مورد استفاده قرار می گیرند.

1-6- استاندارد تکنیک های آماری ، متناسب با کاربرد آن ها در سازمان تعیین و به کار گرفته می شوند.

1-7- استاندارد روش ها و شاخص ها برای تصمیم گیری ، در کلیه فرآیندها و واحدها تعیین و به کارگرفته می شود.

 

معیار اصلی دوم و زیر معیارها :

2 – ساختار سیستم آراستگی

آراستگی در سازمان های متعالی ، در قالب سیستم مدیریت فراگیر طرح ریزی و جاری سازی می شوند. این سیستم می بایست به صورت اثربخش، ابعاد فرآیندها ، مستندات ، افراد ، ساختارها ، مراجع ، کنترل ها و ……. را پوشش دهد و ضمن ایجاد حداقل های ضروری ، در ابعاد مختلف بهبود مستمر ایجاد کند.

2-1- بکارگیری استانداردها ، در کلیه ابعاد سیستم آراستگی و متناسب با کاربرد آن ها انجام می شود.

2-2- فرآیندها و مستندات مربوطه ، در سازمان به خوبی طرح ریزی می شوند.

2-3- اهداف وبرنامه و بودجه ، برای جاری سازی سیستم آراستگی در سازمان تدوین و تصویب و اجرا می شود.

2-4- خود کنترلی ، در بخش هایی که کنترل در آن ها لازم است ، بطور اثر بخش انجام می شود.

2-5- مشارکت کارکنان ، به صورت انفرادی و گروهی طرح ریزی و بصورت اثربخش انجام می شود.

2-6- سیستم کنترل ( بازرسی، ممیزی، ارزیابی ) ، بر اساس نوع و کاربرد آن ها بدرستی انجام می شود.

2-7- گزارش نویسی و اطلاع رسانی ، در مراحل و مقاطع تعیین شده و توسط متولی برای کاربرد خاص تعیین شده و بدرستی انجام می شود.

 

معیار اصلی سوم و زیر معیارها :

3- سرآمدی در آگاهی ( از طریق آموزش )

آراستگی در سازمان های متعالی ، توسط کارکنان آگاه طرح ریزی و اجرا می شود. این آگاهی با محوریت آموزش و با استفاده از برنامه ها و روش ها و تکنیک ها و ابزار و افرادی ایجاد می شود که بتواند به صورت موضوعی ، بهترین سطح آگاهی و سپس شایستگی را برای کارکنان سازمان ایجاد کند.

3-1- بکارگیری استانداردها ، درکلیه ابعاد آموزش ، از تدوین استانداردهای آموزشی و نیازسنجی و برنامه ریزی و اجرا و ثبت سوایق و…….  بدرستی انجام می شود.

3-2- استاندارد تکنیک ها و روش ها ، در سازمان بدرستی انجام می شود.

3-3- کارگروه آموزش و فرهنگ ، در سازمان تشکیل و به خوبی فعالیت می نماید.

3-4- برنامه ریزی آموزش ، در سازمان و در مقاطع معین و به صورت فراگیر انجام شده و به اجرا گذاشته می شود.

3-5- ارزیابی سطح آگاهی افراد ، قبل و بعد ازاجرای  آموزش انجام شده و نتایج آن مورد تحلیل قرار می گیرد.

3-6- بازدید و یاد گیری از برترین ها ، با هدف ارتقا آگاهی و به صورت سیستماتیک انجام می شود.

3-7- ثبت سوابق آموزش کارکنان ، برای کلیه ابعاد و روش ها و برنامه های آموزشی انجام و مورد استفاده قرار می گیرد.

 

معیار اصلی چهارم و زیر معیارها :

4 – سوا کردن ( جداسازی )

آراستگی در سازمان های متعالی ، بر اساس تشخیص ضروری و غیر ضروری در اولین مراحل ممکن انجام می شود تا سپس بهترین کاربری برای موارد ضروری و ساده ترین اقدام برای موارد غیر ضروری تعیین می شود.این اقدام مهم توسط افراد ، فرآیندها و واحدهای متولی انجام می شود.

4-1- بکارگیری استانداردها ، برای تصمیم گیری کلیه موارد و مراحل سواکردن انجام می شود.

4-2- روش ها و مکانیزم های مناسب ، تعیین شده و جهت انتخاب ها و خریدها و تامین ها و…… مورد استفاده قرار می گیرد.

4-3- کارگروه و یا متولی تامین اقلام مورد نیاز ، در سازمان تعیین و به صورت اثربخش فعالیت می نمایند.

4-4- برنامه سواکردن و جداسازی ، تدوین و به صورت صحیح به مرحله اجرا گذاشته می شود.

4-5- تفکیک و جداسازی اقلام در مبدا ، بر اساس روش ها و لیست های معین انجام می شود.

4-6- بامشارکت افراد هر واحد ، برای سواکردن و جداسازی اقلام در آن واحد اقدام می شود.

4-7- تامین کنندگان کالا و خدمات ، برای سازمان شناسایی و و به روز رسانی می شوند.

 

معیار اصلی پنجم و زیر معیارها :

5 – سامان دادن ( تعیین تکلیف ، انتقال ، چیدمان )

آراستگی در سازمان های متعالی ، بر اساس تعیین تکلیف صحیح کلیه موارد و انتقال صحیح آن ها به محل صحیح و چیدمان صحیح آن ها در محل صحیح صورت می گیردو این موارد شامل افراد ، ابزار ، مواد ، تجهیزات ، مدارک ، …… می باشد. برای انجام صحیح این موارد ، استفاده از استانداردها و روش های معین موجب هدایت اقدامات به سمت نتایج موثر خواهد شد.

5-1- بکارگیری استانداردها ، برای کلیه مراحل تعیین تکلیف و انتقال و چیدمان انجام می شود.

5-2- روش و مکانیزم و گردش کار معین ، برای تسریع در تعیین تکلیف و انتقال و چیدمان اقلام در سازمان بکار گرفته می شود.

5-3- کارگروه یا متولی ، برای کلیه اقدامات تعیین تکلیف و انتقال و چیدمان تعیین شده است.

5-4- برنامه های سامان دادن ، در سازمان تدوین و به موقع انجام می شود.

5-5- اطلاعات مرجع چیدمان ، طرح ریزی و تدوین و طبقه بندی شده و بدرستی به کار گرفته می شود.

5-6- مشارکت افراد هر واحد ، برای انجام کلیه موارد سامان دادن در آن واحد بکار گرفته می شود.

5-7- فضای فیزیکی و مجازی مناسب ، برای معرفی و ارائه اقلام مورد نظر برای تعیین تکلیف بوجود آمده است.

 

معیار اصلی ششم و زیر معیارها :

6 – سپیدی و پاکیزگی

آراستگی در سازمان های متعالی ، از طریق سپیدی و نظافت و پاکیزگی به خوبی قابل ارائه و معرفی می باشد. بنابر این موارد صحیح در محل صحیح وبه صورت پاکیزه ، زیبایی و جلوه خود را خواهد داشت. اولویت در این اصل آراستگی ، کنترل منابع آلودگی برای پیش گیری از آلودگی است و سپس سپیدی ونظافت و پاکیزگی در ابعاد فیزیکی افراد و اشیاء .

6-1- بکارگیری استانداردها ، برای کلیه اقدامات سپیدی و نظافت و پاکیزگی مورد توجه قرار می گیرد.

6-2- روش و مکانیزم و گردش کار مناسب ، برای دقت وتسریع در اقدامات سپیدی و نظافت و پاکیزگی ، تعیین و بکار گرفته می شود.

6-3- کارگروه و متولی ، برای کلیه اقدامات سپیدی و نظافت و پاکیزگی تعیین شده و بدرستی اجرا می شود.

6-4- برنامه ریزی و اجرای برنامه ، برای کلیه اقدامات سپیدی و نظافت و پاکیزگی مورد توجه قرار می گیرد.

6-5- افراد و تجهیزات و لوازم کار ایشان ، توسط شخص خودشان برای سپیدی و نظافت و پاکیزگی اقدام می شوند.

6-6- محوطه داخلی واحدها و محوطه عمومی سازمان ، تحت برنامه معین و بدرستی برای پاکیزگی و نظافت تحت کنترل می باشد.

6-7- ابزار و مواد و پیمانکاران خدمات نظافت ، بدرستی شناسایی و مورد استفاده قرار می گیرند.

 

معیار اصلی هفتم و زیر معیارها :

7 – سرآمدی در فرهنگ ( از طریق تکرار عادت های درست )

آراستگی در سازمان های متعالی ، نهفته در فرهنگ سازمانی است  و در نتیجه برخواسته از فرهنگ سازمانی می باشد. فرهنگ آراستگی ، از طریق ایجاد و نیز ارتقا مستمر آگاهی کارکنان بوجود می آید و با تمرین و تکرار مستمر عادت های صحیح تداوم می یابد . ارزیابی فرهنگ سازمانی و هدف گزاری مستمر برای آن می تواند موجب اثر بخشی بیشتر فرهنگ آراستگی در سازمان شود.

7-1- بکارگیری استانداردهای فرهنگ سازی ، در کلیه ابعاد فردی و سازمانی و خانوادگی و جامعه مورد توجه قرار می گیرد.

7-2- روش ها و مکانیزم ها و گردش کار فرهنگ سازی ، برای کلیه موارد تعیین و بکار گرفته می شود.

7-3- برنامه ریزی و اجرای تکرار عادت ها ، در کلیه واحدها و برای کلیه افراد انجام و اجرا می شود.

7-4- برنامه ریزی و اجرای برنامه های دوره ای مسابقات ، برای ارتقا فرهنگ فردی و سازمانی و خانوادگی و اجتماعی در سازمان و خانواده ها  انجام می شود.

7-5- تمرین اجرای 3 اصل آراستگی در واحدها ، برای ارتقا فرهنگ و تثبیت عادت های صحیح آراستگی در سازمان

7-6- منابع و اطلاعات مناسب برای فرهنگ سازی ، در سازمان تعیین و تهیه و در اختیارز افراد قرار می گیرد.

7-7- ارزیابی دوره ای فرهنگ سازمانی ، بر اساس روش ها و شاخص های معین انجام و براساس اهداف معین مورد تحلیل قرار می گیرد و مینای اقدامات بعدی قرار می گیرد.

6- مزاياي حاصل از اجرای سیستم و مدل هفت سین آراستگی:

برخي از مزاياي اجرای سیتم و مدل هفت سين آراستگی را مي توان به صورت زير عنوان كرد:

  1. توجه ويژه مدل به زير ساخت هاي فرهنگي سازمان ها با توجه به شرايط شركت هاي ايراني
  2. توجه ويژه مدل به آموزش ها و آگاهي كاركنان سازمان ها با توجه به شرايط شركت هاي ايراني
  3. توجه ويژه مدل به شايسته سالاري با توجه به شرايط شركت هاي ايراني
  4. توجه ويژه مدل به الگوسازي مديران براي ساير كاركنان سازمان
  5. توجه ويژه مدل به استانداردسازي دركنار فرآيندها به منظور تقويت زيرساخت ها
  6. امکان اجرای یک پروژه به عنوان استقرار هفت سین آراستگی و نتیجه گیری در 2 بخش اخذ گواهینامه و حضور در فرآیند جایزه تعالی مدل
  7. ایجاد یک زیر ساخت بسیار قوی برای هر نوع سازمان با هر نوع ماموریت
  8. اهمیت ویژه به تدوین و استفاده از استانداردها در کلیه مراحل
  9. استفاده از حدود 100 واژه كليدي در قالب واژه هاي ايراني براي مدلي با اهميت جايزه ملي
  10. مدل در عین سادگی، بسیار عمیق و اساسی می باشد و لذا سازمان ها را درداشتن فونداسیون و زیر ساخت اساسی یاری می دهد.
  11. استفاده از اطلاعات استانداردهاي ISO 9001، ISO 14001، OHSAS 18001 وبطور کلی ISIRI 13000جهت سيستم دهي به سازمان ها
  12. امكان استفاده از مدل براي سازمان هايي كه گواهينامه هاي IMS را دريافت كرده اند جهت ارتقاء دستاوردهاي حاصل از استانداردهاي IMS
  13. استفاده از تجربیات اجرایی و سیستمی بیش از 2 دهه درکشور برای غنی سازی مدل
  14. امکان حضور کلیه سازمان های تولیدی و خدماتی، دولتی و خصوصی ، …. در فرآیند اجرای سیستم و استفاده از مدل تعالی آن
  15. ایجاد انگیزه بسیار قوی در بین کارکنان برای اجرای سیستم در سازمان خود و بهره برداری از مزایای آن در محیط کار
  16. فراگير بودن مدل كه به عنوان پیش نیاز و زیر ساخت كليه مدل ها و استانداردهاي مديريت قابل استفاده خواهد بود .
  17. مدل هفت سين آراستگی، شامل 7 معيار اصلي و هر معيار اصلي شامل 7 معيار فرعي (جمعا 49 معيار) و هر معيار فرعي شامل 49 نكته راهنما (جمعا 343 نكته راهنما) مي باشدكه گرايش اين مدل را به تعيين و اجراي زير ساخت هاي سازمان بيان مي كند.
  18. اين مدل به اجراي امور توسط كليه متوليان و مسئولين و كاركنان تاكيد دارد بنابراين از مديريت ارشد تا كاركنان اجرايي درگير هستند.
  19. امكان رقابت سالم و نیز بهینه کاوی كليه سازمان ها اعم از خصوصی و دولتي، بزرگ و كوچك، توليدي و خدماتي، …از یکدیگر براي اجراي اين مدل وجود دارد.
  20. اين مدل براي عارضه يابي در سازمان ها بخصوص بصورت فراگير با تاكيد بر زير ساخت ها بسيار مناسب است.
  21. براساس اين مدل سازمان ها قادر خواهند بود به صورت متوازن و در كليه ابعاد توسعه یابند.

 

7- جمع بندي و درخواست ياري از فرهيختگان

اطلاعات ارائه شده بخشي از نتايج كسب شده توسط طراح اين مدل مي باشد كه شاید نشاندهنده ميزان علاقه و ارادت طراح مدل به وطن عزيزمان ايران است.

حال از كليه اساتيد و مديران و فرهيختگان هم وطن درخواست مي شود در زمينه هاي زير براي استفاده صحيح از اين مدل همکاری و مشارکت نمایند:

– بررسي، اصلاح و ارتقاء مدل

– همكاري به عنوان سازمان متولی و همکار اجرای سیستم هفت سین آراستگی

– همكاري به عنوان سازمان متولی اجرای فرآیند جایزه تعالی مدل

– حمايت از اجرای سیستم در سطح گسترده ای در کشور و یاسازمان مطبوع

– اعلام آمادگي جهت همکاری به عنوان: مدرس، مشاور، ممیز،ارزیاب، …..

– همكاري در خصوص تشكيل دبيرخانه شايسته براي مدل تعالی

– همكاري در خصوص NGO حامی مدل

– ارائه تجربيات و رهنمودهاي كاربردي در جهت توسعه مدل

– ساير زمينه هاي مورد نظر برای جاری سازی و توسعه مدل در کشور

 

8-  نتيجه گيري

ضرورت استفاده از سیستم های زیرساختی ومدل هاي ارزيابي تعالی و توسعه سازمان ها،از سالها ي قبل براي مديران سازمان ها مطرح بوده است ولي اينكه كدام مدل مي تواند نيازهاي واقعي سازمان هاي ايراني را تامین نماید،هميشه سوال اصلي و مهم ترين دغدغه مديران سازمان ها بوده است .

طراح سیستم و مدل هفت سین آراستگی، بر پايه مطالعات ، تجربيات و اطلاعات كسب شده در طي حدود 30 سال فعاليت خود در عرصه هاي اجرایی (توليدي و خدماتي) و نيز سال ها فعاليت هاي آموزشي ، مشاوره ، مميزي و ارزيابي مدلي را طراحي و ارائه نموده است كه مي تواند جهت ارزيابي سازمان ها مورد استفاده قرار گيرد.

سازمان هايي كه این سیستم را اجراواز اين مدل برای ارزیابی سطح تعالی خوداستفاده مي كنند مي توانند علاوه بر ارزيابي سرآمدي سازمان خود ، در خصوص چگونگي تحقق و نيز حفظ و ارتقاء دستاوردهاي سيستم هاي مديريت يكپارچه ( IMS) نيز از آن بهره برداري كنند.

لازم به ذكر است كه در اين مدل به زير ساخت هاي سازمان اهمیت خاصی داده شده است تا فونداسیون بسیار قوی برای هرگونه ساختار فیزیکی و سیتمی ایجاد گردد.

سیستم ومدل هفت سين آراستگی، تلفيقي بسيار قوي از ساختار فرهنگي و تاريخي كشور عزيزمان ايران باشرايط و نيازهاي واقعي سازمان هاي ايراني عصر حاضر و نيز آخرين دستاوردهاي علمي و اجرايي حوزه مديريت مي باشد .

طراح مدل از كليه صاحب نظران عرصه مديريت درخواست مي نمايد در جهت اجرا و ارتقاء اين مدل همكاري و مساعدت نمايند .

انجمن علمی استاندارد ایران و دبیرخانه هفت سین آراستگی از سال 1396 اقدام به طرح ریزی و اجرای جشنواره هفت سین آراستگی می نمایند تا کلیه سازمان ها اعم از بزرگ یا کوچک، دولتی یا خصوصی ، تولیدی یا خدماتی ، بر اساس یک مدل بومی سازی شده ارزیابی شده و پس از دریافت گزارش ارزیابی مبنی برنقاط قوت و فرصت های بهبود، علاوه بر دریافت جایزه براساس امتیاز کسب شده، بتوانند از سازمان های برتر بازدید و از یکدیگر یاد بگیرند.

اميد است در آينده نزديك شاهد سازمان هاي موفق در سطح ملي و بين المللي باشيم كه زير ساخت هاي قوي و متكي به ريشه هاي ديرينه كشورمان باشد.

 

منابع:

  • كتاب 5S ساماندهي محيط كار وزندگي )ناصر صادقي فرد (
  • كتاب ايمني و بهداشت حرفه اي OHSAS 18001 )ناصر صادقي فرد – مينونمازي(
  • كتاب اصول مديريت و تئوري سازمان )ناصر صادقي فرد (
  • كتاب مديريت مشاركتي) ناصر صادقي فرد (
  • كتاب مديريت كيفيت جامع (TQM) )آقاي محمود حاجي شريف (
  • كتاب مدل تعالي سازماني و EFQM )آقاي دكتر نجمي (
  • استاندارد ملی سیستم مدیریت فراگیر ISIRI 13000